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Le chantier des collections

Du palais ducal au Centre des mémoires :

itinérance des fonds et chantier des collections

Les services d’archives, une vocation à l’itinérance

Avant de devenir le siège des archives départementales, en 1796, les fonds déclarés publics et récupérés sur le territoire du nouveau département de la Meurthe sont réunis à l’hôtel de la Monnaie parce que le bâtiment servait déjà, depuis 1773, à la conservation des archives de souveraineté d’un duché de Lorraine définitivement absorbé par le royaume de France après la mort du roi Stanislas[1].
Aujourd’hui, seuls deux services d’archives départementales occupent encore leurs bâtiments d’origine : les archives départementales du Vaucluse, au palais des papes d’Avignon, et les archives départementales de Meurthe-et-Moselle, qui ont fini par déborder de l’hôtel de la Monnaie pour englober les bâtiments de l’hôtel du Vingtième et de l’ancien collège Saint-Léopold, et se prolonger par des bâtiments récents fermant la cour intérieure sur la rue Gustave-Simon. Partout ailleurs, les archives départementales, en ce début du 21e siècle, ont déjà emménagé au moins une fois voire deux, poussées hors de leurs murs d’origine par la croissance et la diversification qui caractérisent tant la production d’archives publiques que le public fréquentant les archives.
Les archives de Meurthe-et-Moselle, dont le site historique est saturé depuis bientôt un quart de siècle, ont réussi à s’y maintenir en occupant une, puis deux annexes de conservation à vocation temporaire, en périphérie de Nancy. 35 kml de documents sont aujourd’hui répartis sur les trois sites. En outre, contraints par un bâti ancien ou non spécifiquement conçu pour le traitement, la conservation et l’accueil du public, les travaux d’aménagement et de modernisation réalisés au fil de l’eau, afin de permettre au service d’assumer ses missions en suivant l’évolution des techniques, des pratiques normalisées et des technologies, ont atteint les limites du possible : l’accès pour les handicapés relève du parcours du combattant ; le service ne peut s’inscrire dans une démarche dynamique de collecte, de traitement et de conservation des archives électroniques, clé de leur avenir ; il est dépourvu des espaces permettant de mettre en œuvre une véritable politique de valorisation pédagogique et culturelle autre que virtuelle.

[1] Sur l’itinérance et le démantèlement des archives ducales de Lorraine, on se reportera à l’introduction aux actes de la journée d’études « Le duc René II et la construction d’un État princier », Lotharingia, n° XVI, 2010, et à la présentation en ligne : http://www.archives.meurthe-et-moselle.fr/fr/menu-nous-connaitre-richesses-que-faire-de-vos-archives/decouvrir-nos-richesses/actes-de-colloque-et-journee-detude.html

Le « chantier des collections » : comment préparer le déménagement des fonds ?

La situation actuelle

Rien n’est moins homogène que les fonds qui occupent les magasins, à commencer par le support des documents, malgré la prédominance écrasante du papier : pièces sur parchemin, souvent scellées de cire (parfois de plomb pour les bulles pontificales), dont les attaches tendent à céder, la cire à sécher, à casser ou à s’émietter ; documents sur papier de chiffon, sur papier à base de pâte à bois ­– un papier acide et qui résiste mal dans le temps (jaunissement, friabilité) depuis la seconde moitié du 19e siècle ; papier calque, très présent dans les fonds d’architectes du 20e siècle ; négatifs photographiques sur plaques de verre cassantes ou sur film souple ; tirages photographiques et reproductions photomécaniques ; bandes sonores magnétiques ; disques vinyl ; maquettes ; fichiers électroniques… Confrontés à l’origine à deux seuls types de supports (parchemin et papier), les archivistes ne se sont guère préoccupés, jusque dans les années 1980, de définir des normes pour leurs conditions de conservation et les bâtiments de conservation construits avant cette époque ne prévoient pas en règle générale d’espaces à l’hygrométrie et à la température contrôlées et différenciées.
Les formats aussi varient considérablement, de la diapositive ou de la vignette aux affiches et plans d’architectes qui ne peuvent se conserver qu’en rouleaux. Aujourd’hui, comme pour le contrôle climatique, le conditionnement et le rangement sont adaptés : pochettes en polyester ou papier de ph neutre, boîtages et portefeuilles neutres fabriqués sur mesure, meubles à plans, rayonnages double face,… Dans des bâtiments anciens, l’adaptation aux méthodes actuelles relève du bricolage et non pas d’une répartition concertée.
Les archivistes tentent certes, depuis deux siècles, de traiter les entrées au fil de l’eau, mais l’explosion de la production d’archives administratives, au 20e siècle, et la collecte de fonds d’archives d’entreprises à partir des années 1950 (avec la préoccupation de sauvegarder les sources archivistiques de l’activité industrielle) ont généré des flux excédant la capacité de traitement. Des fonds sont ainsi restés « dans leur jus », conservant aussi leur conditionnement d’origine, plus ou moins hasardeux ; quelques-uns ne sont décrits que par un bordereau sommaire alors même qu’ils représentent un linéaire de plusieurs dizaines de mètres.
Par ailleurs les archivistes ont nécessairement utilisé les méthodes de conditionnement en usage à leur époque, des usages désormais décriés. Si les boîtes en bois massif du trésor des chartes (16e-18e siècles), encore en usage en 2003 et dont un spécimen est exposé à l’entrée des archives, ont bien été remplacées par des boîtes de conservation en carton renforcé neutre, il reste des kilomètres et des kilomètres de rayonnages occupés par des liasses de papier kraft tenues par de la ficelle tranchante : ce mode de conditionnement concerne par exemple d’importants fonds d’Ancien Régime (ceux des congrégations religieuses ou des juridictions), et bien sûr les versements d’archives publiques jusque dans les années 2000, quand ces derniers n’ont pas été livrés et stockés dans la foulée en pochettes sanglées plus ou moins éventrées avec le temps.

Les objectifs et méthodes d’un «chantier des collections»

On l’aura compris, le chantier des collections répond à une triple nécessité : avoir identifié la totalité des documents ou groupes de documents entrés depuis 1790 ; rendre l’ensemble des fonds conservés en état d’être transportés sans dommages matériels vers le Centre des mémoires ; adapter le conditionnement au rangement prévu sur le futur site, en respectant la spécificité des supports et formats particuliers.

À partir du récolement informatique permanent des fonds et de campagnes de repérages, le volume de fonds à reconditionner est évalué à deux tiers du total.

Objectifs et méthodes d’un « chantier des collections »

Le calendrier

Le calendrier est bien sûr imposé par le chantier du Centre des mémoires et la date prévue pour sa livraison, à savoir fin 2015 si aucun retard n’intervient d’ici-là. Le déménagement s’effectuera en deux tranches : une fois les magasins livrés, équipés, les fonds des deux annexes de Ludres et d’Essey - La Porte-Verte seront les premiers à être transférés ; les fonds mais aussi tous les équipements et le personnel des archives seront déménagés dans un deuxième temps, après achèvement et réception du Centre des mémoires en totalité.

Aussi le chantier des collections a-t-il été mis sur les rails dès 2013 : au total, plus de 36 000 articles ont déjà été reconditionnés, essentiellement à l’occasion des quatre fermetures annuelles, soit plus de 4 kml. En 2014, toutes les opérations de traitement s’inscriront dans cette dynamique.

Les enjeux

Il s’agit avant tout de contrarier le moins longtemps possible l’accès du public aux sources. Si les fonds sont matériellement bien préparés, le transfert s’effectuera dans de bonnes conditions. Mais il faut aussi avoir en amont organisé le plus finement possible la réimplantation, chaque article ayant une destination parfaitement définie, afin de limiter les mouvements d’ajustement, une fois le Centre des mémoires investi.
Or cet exercice d’implantation impose la prise en compte de plusieurs critères qui, cumulés, le rendent quelque peu acrobatique :
- le contrôle des descentes de charge (les fonds les plus pondéreux doivent être répartis en surface et non pas concentrés sur une superficie limitée), sous peine de fragiliser la structure du bâtiment ;
- la charge maximale autorisée par travée, pour les rayonnages mobiles qui équiperont les magasins, sous peine d’endommager les chariots,
- la stabilité des conditions climatiques (température et hygrométrie) : chaque magasin investi doit l’être au moins pour la moitié de sa capacité afin d’éviter les dérégulations favorisant la prolifération de micro-organismes ;
- la sécurité des fonds en cas de sinistre, qui inviterait plutôt à ne pas concentrer dans un même espace les ensembles ayant une valeur patrimoniale particulière.

C’est donc bien le degré de qualité de la réimplantation, dans un contexte plus que complexe, qui garantira la rapidité de reprise du service public au Centre des mémoires : un bel enjeu !p>

 

Inondations aux Archives départementales - mai 2012

Après les inondations de mai 2012, les archives départementales font le point et nous expliquent comment récupérer des documents souillés. Le préjudice est évalué à 154 000 €.

Les orages qui se sont abattus sur l’agglomération nancéienne dans la nuit du 21 au 22 mai 2012 n’ont pas épargné l’annexe de La Porte-Verte à Essey-lès-Nancy (soit deux magasins d’une capacité de 6 kml de stockage). L’eau qui a pénétré dans les magasins sur une hauteur montant par endroit à 15 cm, a atteint 406 ml d’archives, toutes rangées sur les tablettes inférieures des rayonnages (147 ml d’archives à classer et 259 ml d’archives classées et reconditionnées).
Une panne générale informatique et la mobilisation sur le site de l’annexe a entraîné la fermeture des salles de lecture du site de la Monnaie, le mardi 22 mai. Les communications ont pu reprendre le 23 mai pour tous les documents conservés à Nancy.

Les opérations de sauvetage et de nettoyage

Dès qu’il a été possible, le mardi 22 au matin, d’accéder à l’annexe avec un véhicule, une équipe des archives est venue sur place constater les dégâts et solliciter l’intervention des pompiers pour un pompage qui a pu être réalisé à la mi-journée. L’évacuation de l’eau (boueuse et mêlée d’hydrocarbures) a été poursuivie à la raclette tandis que le travail de sauvetage des archives commençait. Il s’est poursuivi sur quatre jours, jusqu’au vendredi 25 mai, consistant en :

  • retrait des liasses de leurs boîtes de conservation,
  • mise en cartons de transfert tapissés préalablement de polyester avec enregistrement des cotes (une fiche par carton),
  • chargement des cartons dans deux camions envoyés par transporteur respectivement le jeudi 24 et le vendredi 25 sur un site de traitement au nord de Bourges.

Un résidu d’archives humides a été mis à sécher sur des rayonnages libres, à l’écart, en renforçant la ventilation.
Une fois les archives atteintes par l’eau évacuées, tous les documents encore rangés sur les tablettes inférieures des rayonnages mais restés au sec ont été déplacés pour un rangement en hauteur, et toutes les tablettes inférieures, sous lesquelles l’eau continuait à stagner, démontées. Ce chantier de préparation du nettoyage a pu être achevé mardi 29 mai au soir, grâce à quatre intérimaires venus appuyer les agents des archives départementales pendant trois jours.
Le nettoyage proprement dit, confié à une entreprise d’insertion, a commencé mercredi 30 mai. Il s'est déroulé sur trois jours. Plusieurs passages ont en effet été nécessaires pour nettoyer les dépôts d’une boue collante en raison des résidus d’hydrocarbures. Le dernier nettoyage s'est fait à l’eau javellisée afin de prévenir la prolifération des bactéries.
Dans l’attente du retour des documents partis en traitement, les opérations de restauration s’achèvent par une mise à jour complète du récolement des magasins afin de pouvoir reprendre les communications au public.

Les archives inondées : quel traitement ?

Les documents mouillés ou très humides sont congelés afin d’éviter le développement des moisissures et stopper l’activité bactérienne (accélérée quand l’eau est souillée), un délai de 3 à 5 jours après le sinistre étant conseillé pour éviter l’apparition des moisissures et d’odeurs pestilentielles ; plus l’abaissement de température est rapide, plus les cristaux de glace formés dans les documents seront réduits, limitant cisaillements et déchirures des fibres internes du papier.

Différents procédés de séchage sont ensuite mis en œuvre, en fonction de la nature des documents : séchage à l’air asséché et tempéré à 26°C, lyophilisation (passage de l’eau de l’état solide à l’état gazeux sous vide, à une pression d’air quasi-nulle) pour les documents épais ou reliés.
Enfin, les archives asséchées présentant un risque de contamination subissent un traitement de stérilisation par exposition à l’oxyde d’éthylène.
Une fois les traitements achevés, les archives sont reconditionnées. Il faut intégrer le fait que leur volume a alors augmenté de 30 à 50 % par rapport au volume initial.
Les archives restées à la Porte-Verte et ayant subi une contamination mycologique de surface vont continuées à être asséchées sur le site pendant une quinzaine de jours. Une fois sèches, le gommage et l’aspiration des micro-organismes qui se sont développés sera confié à un prestataire spécialisé qui interviendra sur le site
Le directeur des archives de France, M. Hervé Lemoine, s'est déplacé sur le site, le 6 juin 2012, afin de saluer le travail réalisé et échanger avec les vice-présidents du conseil général Mathieu Klein et Alde Harmand.

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